PENDAHULUAN
PERUBAHAN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
Manajer senatiasa harus mengantisipasi
perubahan-perubahan dalam lingkungan yang akan mensyaratkan
penyesuaian-penyesuaian disain organisasi diwaktu yang akan datang..
KEKUATAN-KEKUATAN PENYEBAB PERUBAHAN
Perubahan-perubahan dalam lingkungan
organisasi dapat disebabkan oleh kekuatan internal dan kekuatan eksternal.
Berbagai kekuatan eksternal dapat menekan organisasi untuk mengubah tujuan,
struktur dan operasinya. Sedangkan perubahan dari faktor internal seperti
tujuan, kebijakan manajer, sikap karyawan, strategi dan teknologi baru juga
dapat merubah organisasi
v Kekuatan-kekuatan perubahan
eksternal, meliputi :
o Kebudayaan
o Pendidikan
o Sosial
o Politik
o Ekonomi
o Teknologi
o Kebudayaan
o Pendidikan
o Sosial
o Politik
o Ekonomi
o Teknologi
v Kekuatan-kekuatan perubahan internal,
meliputi :
o Kegiatan-kegiatan karyawan
o Tujuan organisasi
o Strategi dan kebijaksanaa
o Teknologi
o Kegiatan-kegiatan karyawan
o Tujuan organisasi
o Strategi dan kebijaksanaa
o Teknologi
CARA-CARA PENANGANAN PERUBAHAN
Cara menangani perubahan organisasi
memerlukan pendekatan. Cara pertama adalah konsep perubahan reaktif dan yang
kedua program perubahan yang direncanakan (Planed Cange).
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
Pada cara pertama biayanya murah dan sederhana serta ditangani secara cepat, di mana manajer akan memberikan reaksi setelah masalah terjadi. Misalnya bila peraturan pemerintah baru mensyaratkan perusahaan untuk mempunyai perlindungan terhadap kebakaran mungkin manajer membeli alat-alat kebakaran.
Pendekatan yang kedua atau juga disebut proses produktif, thomas dan Bennis mendefinisikan perubahan yang direncanakan sebagai perencanaan dan implementasi inovasi struktural, kebijaksanaan secara sengaja. Pendekatan ini tepat bila keseluruhan atau sebagaian besar satuan organisasi menyiapkan diri untuk menyesuaikan dengan perubahan.
Pendekatan ini mempunyai ruang lingkup yang lebih besar dan merupakan sarana penanganan perubahan-perubahan yang menyangkut kelangsungan hidup organisasi. Dan mengantisipasi baik perubahan-perubahan eksternal maupun internal. Karena kompleksitas perubahan yang terjadi, manajer harus lebih memahami pentingnya dan menggunakan perubahan organisasi yang direncanakan. Peranan dari pengantar perubahan (change agent) yaitu bertanggung jawab atas kepemimpinan dalam proses pengelolaan perubahan. Individu, kelompok dan organisasi yang menjadi sasaran perubahan disebut sistem klien.
PENOLAKAN TERHADAP PERUBAHAN
Bila perubahan terjadi, para manajer
dan karyawan bereaksi baik secara positif maupun negatif. Bila terjadi
perubahan manajer dan karyawan cenderung mendukung perubahan bila diarahkan
pada penyebab nyata suatu masalah dan mereka tidak dirugikan. Bisa juga mereka
bersikap netral. Reaksi-reaksi terhadap perubahan adalah sebagai berikut :
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
1. Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.
2. Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.
3. Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan
4. Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.
5. Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif.
Ada tiga sumber penolakan terhadap
perubahan yaitu :
1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
1. Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.
2. Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.
3. Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.
Penanggulangan penolakan terhadap
perubahan :
1. Pendidikan dan komunikasi
Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan logis.
2. Partisipasi dan keterlibatan
Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan dukungan
Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan persetujuan
Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerja sama
Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses perubahan.
6. Paksaan implisit dan eksplisit
Dilakukan dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga memindahkan ke ladang yang kering.
1. Pendidikan dan komunikasi
Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan logis.
2. Partisipasi dan keterlibatan
Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam perancangan dan implementasi perubahan.
3. Kemudahan dan dukungan
Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.
4. Negosiasi dan persetujuan
Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.
5. Manipulasi dan bekerja sama
Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses perubahan.
6. Paksaan implisit dan eksplisit
Dilakukan dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga memindahkan ke ladang yang kering.
PROSES PENGELOLAAN PERUBAHAN
Proses pengelolaan perubahan harus
mencakup dua gagasan dasar untuk mencapai efektifitas organisasi. Pertama ada
restribusi kekuasaan dalam struktur organisasi, kedua restribusi ini dihasilkan
dari proses perubahan yang bersifat pengembangan.
Tahap-tahap proses perubahan :
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
1. Tekanan dan desakan
Proses ini dimulai ketika manajemen puncak mulai merasa adanya kebutuhan atau tekanan akan perubahan. Misalnya ada perubahan penjualan, penurunan produktivitas dan sebagainya.
2. Intervensi dan reorientasi
Digunakan untuk merumuskan masalah dan memulai proses dengan membuat para anggota organisasi memusatkan perhatiannya pada masalah tersebut. Pihak-pihak luar sering digunakan, juga staff internal yang dipandang ahli serta dapat dipercaya sebagai konsultan atau pengantar perubahan.
3. Diagnosa dan pengenalan masalah
Informasi dikumpulkan dan dianalisa mana yang penting dan mana yang tidak penting.
4. Penemuan dan komitmen pada penyelesaian
Pengantar perubahan mencoba menyelesaikan masalah-masalah yang diketemukan dan masuk akal dengan menghindari metode-metode lama yang sama. Bawahan didorong dan diajak untuk berpartisipasi, sehingga mereka lebih terikat pada serangkaian kegiatan.
5. Percobaan dan hasil
Pada tahap keempat diuji dalam program-program yang berskala kecil dan hasilnya dianalisa.
6. Pungutan dan penerimaan
Setelah diuji dan sesuai dengan keinginan, harus diterima secara sukarela dan harus menjadi sumber penguatan dan menimbulkan keterikatan pada perubahan.
PEMBAHASAN
1. Perubahan yang direncanakan
Perubahan yang direncanakan adalah
perubahan-perubahan yang diperkirakan atau yang telah direncanakan terlebih
dahulu oleh pihak-pihakyang hendak mengadakan perubahan di dalam masyarakat. Pihak-pihak yang menghendaki suatu
perubahan dinamakan agent of
change, yaitu seseorang atau sekelompok orang yang mendapat kepercayaan
dari masyarakat sebagai pemimpin satu atau lebih lembaga-lembaga kemasyarakatan. Oleh karena itu, suatu perubahan yang
direncanakan selalu di bawah pengendalian dan [[pengawasan agent of change. Secara umum, perubahan
berencana dapat juga disebut perubahan dikehendaki. Misalnya, untuk mengurangi
angka kematian]] anak-anak akibat polio, pemerintah mengadakan gerakan Pekan Imunisasi Nasional
(PIN)atau untuk mengurangi pertumbuhan jumlah penduduk pemerintah mengadakan program keluarga berencana (KB).
2. Perubahan yang Struktural
Salah satu cara membentuk struktur organisasi
adalah dengan membuat disain organisasi (organization design). Disain organisasi
sendiri merupakan pembentukan peran (roles), aktifitas pengolahan (process),
dan bentuk hubungan formal (formal relationship) dalam suatu organisasi.
Didalamnya, ada pengembangan struktur keseluruhan di dalam organisasi baik unit
maupun sub-sub unitnya, serta definisi peran dan proses yang lebih detil dalam
unit maupun sub unit tersebut.
Di dalam pembentukan struktur organisasi itu sendiri, ada
beberapa prinsip dasar yang harus dimiliki oleh struktur organisasi tersebut,
diantaranya :
Ø
Struktur organisasi memberi prioritas pada pelanggan
kunci (key customer priorities)
Ø
Struktur tersebut mampu mengurangi dan menghilangkan
duplikasi organisasi
Ø
Struktur menyederhanakan lapisan manajemen di dalam
organisasi.
Ø
Struktur organisasi dapat meningkatkan saluran komunikasi
(channel of communication) di dalam organisasi.
Ø
Struktur organisasi tersebut memberikan peran,
tanggungjawab yang jelas serta memiliki akuntabilitas.
Dalam kerangka konsep struktur organisasi banyak
dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Faktor internal yang mempengaruhi antara lain
:
Visi dan Misi organisasi
Ø
Strategi Organisasi
Ø
Model kepemimpinan (leadership model)
Ø
Kebijakan maupun prosedur
Ø
Budaya organisasi
Faktor eksternal yang mempengaruhi disain
struktur organisasi antara lain :
Ø
Pelanggan
Ø
Supplier
Ø
Pemerintah
Ø
Aturan formal, hukum dan perundangan
Ø
Teknologi Manajemen
Ø
Dan stakeholder lainnya (masyarakat, komunitas dll).
Kesemua faktor tersebut sangat mempengaruhi
proses disain organisasi. Tentunya disain organisasi yang baik akan
mempertimbangkan semua faktor tersebut sampai terbentuknya struktur organisasi
yang efektif dan efisien.
SUMBER :
http://id.wikipedia.org/wiki/Perubahan_sosial#cite_note-Abdulsyani-0
No comments:
Post a Comment